Aviso de privacidad para socios comerciales

Observación previa

Las personas afectadas por nuestras actividades de tratamiento de datos y destinatarias de este aviso de privacidad son, en particular, los empleados de nuestros socios comerciales actuales o potenciales, socios de proyectos, cooperación y contratos, proveedores de servicios, suministradores y otras empresas con las que interactuamos, así como todas las personas que participan en llamadas telefónicas, intercambios de correos electrónicos o videoconferencias (en adelante, conjuntamente, los «socios comerciales» o la «persona interesada»).

1. Responsable del tratamiento y delegado de protección de datos

El responsable del tratamiento es:

ENCAVIS GmbH
Große Elbstraße 59
22767 Hamburgo
Alemania

Correo electrónico: info@encavis.com
Teléfono: +49 40 378 562-0

Representada por su Director Ejecutivo, Mario Schirru.

Puedes contactar con nuestro delegado de protección de datos en la dirección indicada anteriormente, añadiendo la referencia «A la atención del Delegado de Protección de Datos», o por correo electrónico a: datenschutz@encavis.com

2. Categorías de datos personales

Tratamos principalmente los datos que recibimos directamente de ti o de tu empleador en el contexto del inicio, desarrollo o finalización de una relación comercial, por ejemplo, en el marco de solicitudes de ofertas, contratos, pedidos, contactos a través de nuestra página web, correo electrónico, teléfono, videoconferencias, ferias comerciales u otros eventos similares.

Cuando obtenemos tus datos a través de un tercero (por ejemplo, tu empleador, que te designa como persona de contacto), te informaremos sobre la fuente de los datos en nuestra primera comunicación.

Asimismo, tratamos, cuando resulte necesario, datos obtenidos de fuentes de acceso público (por ejemplo, registros mercantiles, prensa o internet) o facilitados legítimamente por otras empresas del Grupo Encavis o terceros autorizados.

Entre las categorías de datos tratados pueden incluirse:

• Datos identificativos y de contacto (nombre, apellidos, empresa, dirección, correo electrónico, teléfono, cargo, profesión, título académico, etc.).
• Datos relativos a representantes legales y apoderados.
• Información sobre participación en eventos corporativos.
• Historial de relaciones comerciales y datos de comunicación.
• Datos contractuales y de facturación.
• Información relativa al cumplimiento de obligaciones contractuales.
• Datos de identificación y autenticación.
• Información financiera y de solvencia.
• Información procedente de registros públicos.
• Preferencias comerciales y de marketing.
• Credenciales de acceso a sistemas protegidos.
• Datos relacionados con el cumplimiento contractual y la defensa de reclamaciones legales.
• Cualquier otra información comparable a las categorías anteriores.

3. Finalidades y bases jurídicas del tratamiento

Tratamos tus datos personales únicamente en la medida necesaria para cumplir las finalidades indicadas y otras obligaciones legales o contractuales aplicables.

a) Sobre la base de tu consentimiento (art. 6.1.a RGPD)

Si nos has dado tu consentimiento para tratar determinados datos, el tratamiento se realizará exclusivamente para las finalidades descritas en dicho consentimiento.

Puedes revocarlo en cualquier momento con efectos para el futuro.

b) Ejecución de un contrato o aplicación de medidas precontractuales (art. 6.1.b RGPD)

Cuando actúas como empresario individual, tratamos tus datos para establecer, ejecutar y finalizar la relación comercial, preparar ofertas, negociar contratos, gestionar pagos electrónicos o proporcionar acceso a nuestros sistemas.

c) Cumplimiento de obligaciones legales (art. 6.1.c RGPD)

Tratamos datos para cumplir obligaciones fiscales, mercantiles, civiles, de protección de datos o requerimientos de autoridades y organismos públicos.

d) Interés legítimo (art. 6.1.f RGPD)

Cuando actúas en nombre de una persona jurídica, nuestro interés legítimo consiste en iniciar, gestionar y finalizar la relación contractual con dicha organización.

Asimismo, podemos tratar tus datos para:

• Identificarte como contacto comercial.
• Comunicarnos contigo.
• Cumplir obligaciones contractuales frente a tu empleador.
• Ejercer, defender o hacer valer derechos legales.
• Gestionar bases de datos de proveedores y clientes.
• Garantizar la seguridad física y tecnológica.
• Mantener el funcionamiento y la seguridad de nuestros sistemas informáticos.
• Realizar auditorías y controles internos.
• Optimizar procesos empresariales y servicios.
• Gestionar directorios de clientes, proveedores y socios comerciales.

4. Fuentes de los datos personales

Tratamos los datos personales que recibimos directamente de ti o de tu empleador.

Asimismo, podemos obtener información de fuentes públicas, publicaciones, internet o terceros autorizados.

En determinados casos también podemos recibir información a través de canales internos de denuncia o comunicación de incumplimientos.

5. Destinatarios de los datos personales

Solo tendrán acceso a tus datos aquellas personas que los necesiten para gestionar la relación comercial o cumplir obligaciones legales o contractuales.

Además, determinados proveedores pueden tratar tus datos como encargados del tratamiento conforme al artículo 28 RGPD, entre ellos:

• Algorit GmbH & Co. KG
• Atlassian Pty Ltd
• CSS AG
• DocuSign Inc.
• EQS Group AG
• Microsoft Ireland Operations Limited
• Nexory GmbH
• REISSWOLFF Akten- und Datenvernichtung GmbH & Co. KG
• Telekom Deutschland GmbH
• Treasury Intelligence Solutions GmbH
• Trinity Management Systems GmbH

También podrán recibir datos entidades bancarias, asesores legales, autoridades públicas, tribunales, agencias de crédito u organismos competentes cuando exista una obligación legal o un interés legítimo que lo justifique.

6. Transferencias internacionales de datos

Por regla general, no realizamos transferencias de datos a países fuera del Espacio Económico Europeo.

No obstante, en determinados casos pueden producirse transferencias internacionales cuando:

• Sean legalmente obligatorias.
• Sean necesarias para la ejecución de un contrato.
• Hayas otorgado tu consentimiento.

Cuando proceda, se aplicarán las garantías adecuadas previstas en los artículos 44 y siguientes del RGPD, incluidas las cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea.

7. Plazos de conservación

Tus datos serán eliminados cuando dejen de ser necesarios para las finalidades para las que fueron recopilados y una vez finalicen los plazos legales de conservación.

Por ejemplo:

• Correos electrónicos con relevancia contractual: 7 años.
• Facturas y documentación contable: 10 años.

En determinados casos, los datos podrán conservarse durante más tiempo cuando sea necesario para la defensa de derechos legales o el cumplimiento de obligaciones normativas.

Los datos tratados sobre la base de un consentimiento se conservarán hasta que dicho consentimiento sea retirado.

8. Tus derechos

Tienes derecho a:

• Acceder a tus datos personales (art. 15 RGPD).
• Rectificarlos (art. 16 RGPD).
• Solicitar su supresión (art. 17 RGPD).
• Solicitar la limitación del tratamiento (art. 18 RGPD).
• Recibir tus datos en formato portable (art. 20 RGPD).
• Presentar una reclamación ante una autoridad de control (art. 77 RGPD).

Para ejercer cualquiera de estos derechos puedes contactar con nosotros utilizando los datos indicados en el apartado 1.

Información sobre tu derecho de oposición (art. 21 RGPD)

Tienes derecho a oponerte en cualquier momento, por motivos relacionados con tu situación particular, al tratamiento de tus datos personales basado en el artículo 6.1.f del RGPD.

Si ejerces este derecho, dejaremos de tratar tus datos salvo que existan motivos legítimos imperiosos que prevalezcan sobre tus intereses, derechos y libertades o que el tratamiento sea necesario para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones legales.

Para ejercer este derecho, ponte en contacto con nosotros utilizando los datos indicados anteriormente.

9. No existe obligación de facilitar datos

Solo debes proporcionar los datos personales necesarios para establecer y mantener una relación comercial o aquellos cuya recopilación resulte obligatoria por ley.

Si no disponemos de dichos datos, es posible que no podamos iniciar o mantener la relación comercial correspondiente.

10. Cambios en este aviso de privacidad

Encavis se reserva el derecho de modificar este aviso de privacidad en cualquier momento. Te recomendamos consultar periódicamente la versión más reciente.

_{En caso de cualquier discrepancia o diferencia de interpretación entre las distintas versiones lingüísticas de esta Política de Privacidad, prevalecerá la versión original en alemán.}